S’il n’est pas toujours évident de se faire entendre lors d’une plainte, avec une bonne préparation et les bonnes informations, vous pouvez porter réclamation aussi simplement que possible. Dans cet article, nous vous donnerons des instructions étape par étape sur la manière de déposer une réclamation par téléphone.
Sachez ce dont vous avez besoin à l’avance
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Avant même de décrocher le téléphone pour appeler l’entreprise concernée, il est important que vous compreniez exactement les informations dont votre interlocuteur aura besoin pour traiter votre demande. Il peut s’agir de détails personnels tels que votre nom, votre adresse et votre numéro de contact, ainsi que des détails sur l’incident, comme le lieu et la date où il s’est produit. Il peut également s’agir de photos ou de vidéos des dommages, le cas échéant. Préparez toutes ces informations avant de passer votre appel afin d’être prêt lorsque vous commencerez à parler avec eux.
Assurez-vous d’avoir les détails à portée de main
Lorsque vous appelez un professionnel, il est essentiel d’avoir votre numéro de commande pour qu’il puisse accéder à votre compte rapidement et facilement. Veillez à ce que votre numéro soit écrit dans un endroit facile à trouver, par exemple dans un e-mail ou sur une feuille de papier, afin que vous puissiez le fournir sans délai ni confusion lorsqu’il vous le demandera au cours de l’appel.
Soyez prêt pour les questions
Une fois qu’ils ont accédé à votre compte et confirmé leur interlocuteur, ils poseront probablement des questions sur l’incident lui-même, ce qui s’est passé, quel défaut un article présente-t-il, etc. Préparez-vous à ces questions et essayez d’y répondre de manière claire et concise afin qu’ils puissent obtenir tous les détails nécessaires sans avoir besoin d’autres précisions de votre part.
Enfin, si tout s’est bien passé, il ne reste plus qu’à envoyer les documents nécessaires pour commencer à traiter votre demande. Votre interlocuteur devrait vous informer de ce qui se passera ensuite en termes de paiement ou d’autres étapes nécessaires pour qu’il puisse clore la requête.
